ارزيابي و مقايسه كتابخانه هاي مركزي و دانشكده اي دانشگاه شهيد چمران بر اساس تحليل swot

Hits: 751
User rating: / 1
PoorBest 

Review

چكيده
با توجه به اهميت داشتن برنامة راهبردي براي هر سازماني در دنياي متغير امروز، آگاهي از محيط دروني و بيروني آن سازمان و برنامه‎ريزي بر اساس آن ضروري است. يكي از ابزارهاي تحليل، SWOT است كه به معناي بررسي نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها براي هر سازمان است. دانشگاه‎ شهيد چمران اهواز را مي‎توان از جمله دانشگاه‌هاي مهم و بزرگ ايران برشمرد و قلب تپنده آن را كتابخانه‎هاي آن به شمار آورد كه مسلماً نحوة كاركرد آنها مي‎تواند بر بهره‎دهي آموزشي و پژوهشي اين دانشگاه تأثير بگذارد. بنابراين، هدف اصلي پژوهش حاضر، ارزيابي و مقايسه كتابخانه‎هاي مركزي و دانشكده‎اي دانشگاه‌هاي شهيد چمران بر اساس تحليل SWOT است تا بدين وسيله مديران اين كتابخانه‎ها بتوانند با آگاهي از وضعيت خويش، اقدام به تدوين برنامه‌هاي راهبردي و همكاري براي رفع نقاط ضعف و تهديدهاي خود كنند. اين پژوهش نتايج جالبي را در زمينه نقاط قوّت و ضعف كتابخانه‎ها در 8 گروه كلي «نيروي انساني»، «مشاركت و همكاري»، «سابقه»، «مجموعه»، «زيرساختهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات»، «وضعيت مالي»، «فضا و تسهيلات» و «رويكردها و نگرشها» و فرصتها و تهديدها در 4 گروه «نيروي انساني»، «بازاريابي و رقباي اطلاعاتي»، «رويكردها و نگرشها» و «وضعيت مالي» نشان داد.
كليدواژه‎ها: دانشگاه شهيد چمران، كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي، كتابخانه‎هاي مركزي، تحليل SWOT، مديريت استراتژيك
مقدمه
در گذشته، مفروضاتي بر مديريت و هدايت سازمانها حاكم بود كه بر اساس آن، تصور مي‌شد: 1. سازمانها قادر به تعيين سرنوشت خود هستند و 2. در محيطي نسبتاً با ثبات و قابل پيش‎بيني، عمل مي‎كنند. اين مفروضات امروزه كاربرد چنداني ندارند و مديران امروزي، در محيطي پويا، پر ابهام و متحول كار مي‌كنند. يكي از بارزترين ويژگيهاي عصر حاضر، تغييرات و تحولات شگرف و مداومي است كه در طرز تفكر، ايدئولوژي، ارزشهاي اجتماعي، روشهاي انجام كار و بسياري از پديده‎هاي ديگر زندگي به چشم مي‎خورد و سازمانها را نيز تحت تأثير قرار مي‎دهد. ‌«بك هارد و پريچارد» (1378: 69 و 70) پنج نوع تحول و تغيير بنيادي را در سازمانهاي امروزي مي‌شمرند كه عبارتند از:
- تغيير در مأموريت يا علت وجودي سازمان
- تغيير در هويت يا سيماي بيروني سازمان
- تغيير در روابط سازمان با افراد ذينفع كليدي
- تغيير در شيوه انجام كار
- تغيير در فرهنگ سازمان.
«سادلر» (1380: 52-54) نيز برخي عوامل مشابه همچون «تغيير در هدف»، «تغيير راهبرد» و «در جستجوي سازمان اثربخش‎تر» را از جمله عمده‎ترين عوامل داخلي ايجادكننده تغيير در يك سازمان بيان مي‎دارد. اگر بخواهيم تعريفي از تغيير ارائه كنيم، شايد بتوان گفت تغيير يعني حالتي كه «فرنچ و بل» (1379: 15) ذكر مي‌كنند؛ يعني، ايجاد شرايطي كه در آن وضعيت جديد عوامل با وضعيت سابق فرق كند. اين محيط جديد براي رؤساي سازمانها كه وظيفه و مسئوليت تعيين عملكرد و آينده سازمانهايشان را برعهده دارند، تكاليف بي‎سابقه‎اي را به وجود مي‎آورد. در اين محيط ناآرام، بيشتر رهبران مؤسسات مجبور مي‎شوند در راستاي مطالعه ماهيت سازمانهايشان، دست به مطالعات محيطي زده و به بررسي مواردي از قبيل هدفهاي اصلي، هويت و روابطشان با مشتريان، رقبا و فروشندگان بپردازند. در چند دهة اخير، مديران روز به روز بيشتر متوجه اين حقيقت شده‌اند كه امروزه كوششهاي پراكنده براي حلّ مسائل پيچيدة سازماني و هماهنگي و برخورد با تغييرات، كافي نيست.
يكي از ابزارها و تكنيكهاي رايج كه مي‎تواند تحليل محيطي را براي هر سازماني انجام دهد، تحليل SWOT است. اين تكنيك از يك طرف به كاركنان كمك مي‎كند تا از مسائل عمدة محيطي آگاه شوند؛ و از طرف ديگر، براي مديران وسيله‎اي را فراهم مي‌سازد كه نقاط قوّت و ضعف كتابخانه را با درنظر گرفتن فرصتها و تهديدهاي بيروني ارزشيابي كنند (گالاچر ، 1382: 15). مهم‌ترين كاربرد اين تكنيك در مديريت و برنامه‎ريزي راهبردي است. اين نوع برنامه‎ريزي در بهترين شكل خود، به جمع‌آوري اطلاعات بسيار وسيع، جستجوي گزينه‎هاي مختلف و تأكيد بر تأثيرهاي آيندة تصميمهايي كه امروز گرفته مي‎شوند، مي‎پردازد (برايسون ، 1386: 5 و 6). در واقع، برنامه‎ريزي راهبردي، فرايندي براي توسعة برنامه‎هاي طولاني‎مدت به منظور پاسخگويي مؤثر به فرصتها و تهديدهاي محيطي بر اساس نقاط قوّت و ضعف سازمان است.
تحليل SWOT
هدف از تحليلهاي SWOT، شناخت نقاط قوّت و ضعف در داخل يك سازمان و فرصتها و تهديدها در محيط بيرون است. شناخت اين عوامل باعث مي‎شود بتوان راهبردهايي مناسب در راستاي استفاده از نقاط قوّت و حذف نقاط ضعف، بهره‌برداري از فرصتها و غلبه بر تهديدها تهيه كرد. نقاط قوّت و ضعف با ارزيابي دروني، و فرصتها و تهديدها با ارزيابي بيروني شناسايي مي‎شوند. ارزيابي دروني شامل تمام عناصر يك سازمان مانند نيروي انساني، تسهيلات، وضعيت، توليدات و خدمات مي‎شود و ارزيابي بيروني سياستها، اقتصاد، جامعه، فناوري و محيط رقابتي را درنظر دارد (دايسون ، 2002: 632). در اين رويكرد، عاملهاي بسيار مهمّ داخلي و خارجي كه بر آيندة سازمان تأثير مي‌گذارند و عاملهاي راهبردي به‌شمار مي‌روند، شناسايي مي‎شوند (يوكسل و داگدويرن ، 2007: 3365). البته، بايد گفت براي SWOT هيچ سياهه واحدي كه براي تمامي سازمانها قابل استفاده باشد، وجود ندارد. همان‌طور كه «هوبن، لني و ونهوف» (1999: 126) بيان مي‌دارند، هر سازماني بنا بر نياز خود اقدام به تهية آن مي‌كند. نقاط قوّت به مزاياي رقابتي و ديگر قابليتهايي مربوط مي‎شود كه سازمان مي‎تواند در بازار به نفع خودش از آنها بهره‎برداري كند. در مقابل، نقطه ضعف، محدوديتي است كه مانع پيشرفت سازمان مي‎شود.
در يك جمع‎بندي كلي مي‎توان گفت، در انتهاي تحليل SWOT بايد بتوانيم به پرسشهاي زير پاسخ دهيم:
• كدام نقاط قوّت بايد رشد يابند تا سازمان به هدفها و چشم‎اندازهايش دست يابد؟
• كدام نقاط ضعف بايد از بين بروند تا سازمان به هدفها و چشم‎اندازهايش دست يابد؟
• كدام فرصتها بايد به تصرف درآيند تا دستيابي به هدفهاي سازمان ميسر شود؟
• تأثير كدام تهديدها بايد به حداقل برسد تا سازمان بتواند به هدفهايش دست يابد؟
بيان مسئله
تغييرات پياپي از ويژگيهاي بارز قرن بيستم بود. نظريه‎پردازان سازمان، از «آلوين تافلر» و «وارن بنيس» گرفته تا نظريه‎پردازان جوان‌تر همچون «گرت مورگان» و «تام پيترز» ، همگي به آهنگ رو به رشد تغيير در جوامع اشاره كرده‎اند. تافلر اين روند را «مرگ ثبات» لقب داده است . چندين سال پيش، «استيسي» اظهار داشت به نظر مي‌رسد تغيير در دنياي امروز يك موضوع چندبُعدي و فراگير باشد و سازمانها همواره در زمينه‌هاي فرهنگي، سياسي، اجتماعي، فناوري و اقتصادي دستخوش تغيير مي‎شوند (استيسي، 1384: 29 و 30). امروزه شاهد هستيم كه تغييرات و تحوّلات با شدت بيشتري در جريان است. با توجه به اين تغييرات و تحولات شگرف، مسئله اين است كه مديران چگونه سازمان خود را در جهتي سوق دهند كه بهتر بتواند با تغييرات و تحولات محيط هماهنگ شود. مديريت راهبردي، يكي از روشهايي است كه به واسطة ديد جامع نگري كه دارد، ميان عناصر درون سازمان و فشارها و تغييرات محيط خارجي، هماهنگي لازم را برقرار مي‎كند؛ اما شناسايي اين عناصر، مستلزم تحليلي همه جانبه از محيط است كه يكي از ابزارهاي رايج آن تحليل SWOT مي‌باشد. با علم به اين موضوع و با توجه به اينكه درحال حاضر نظام كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران اهواز تحت تأثير تغيير و تحوّلات، در جستجوي شرايط و نوع مديريت تازه‎اي است، در پژوهش حاضر نيز سعي شده است با بررسي محيطي كتابخانه‎هاي دانشگاه‎هاي شهيد چمران با استفاده از تحليل SWOT، نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدهاي آنها شناسايي و با يكديگر مقايسه شود تا در نهايت، از يك‌سو با شناخت كاملي كه حاصل مي‎شود، اين دانشگاه بتواند در رفع مشكلات كتابخانه‎هاي خود و به روز شدن آنها بكوشد، و از سوي ديگر، كتابخانه‎هاي دانشگاه با يكديگر همكاري داشته باشند و از تجربيات و نقاط قوّت هم استفاده كنند. بنابراين، طبيعي است كه هدف اصلي اين پژوهش بررسي نحوة برخورد كتابخانه‎ها با تغيير و آمادگي آنها براي مواجه شدن با آن باشد، زيرا يكي از الزامهاي طراحي و اجراي يك برنامة استراتژيك در يك سازمان اين است كه شرايط، سياستها و نحوة برخورد با تغييرات در سازمان كاملاً مشخص گردد.
هدفهاي ويژة پژوهش
علاوه بر هدفي كه ياد شد، در تحقيق حاضر، هدفهاي ويژة زير نيز دنبال شد:
1. شناسايي نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها در كتابخانه‎ مركزي و كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران
2. مقايسه كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي دانشگاه‎ شهيدچمران از لحاظ نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها
3. ارائه راهكارهايي راهبردي براي مقابله با تهديدها و غلبه بر نقاط ضعف كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيدچمران.
پرسشهاي پژوهش
1. نقاط قوّت و ضعف در كتابخانه‎هاي مركزي و دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران كدامند؟
2. كتابخانه‎هاي مركزي و دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران با چه فرصتها و تهديدهايي مواجه هستند؟
3. از نظر نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها، چه تمايزي بين كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران وجود دارد ؟
محدوديتهاي پژوهش
به دلايل زير، مقايسة برخي از كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي دانشگاه‌هاي شهيد چمران امكان نداشت و يا لازم نبود:
- مجموعة برخي از كتابخانه‎هاي دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران مانند كتابخانه دانشكده اقتصاد و علوم‎اجتماعي در كتابخانه مركزي آنها ادغام شده است.
- به علت خارج بودن برخي دانشكده‎ها همچون دانشكده هنر از شهر، بررسي و در نهايت مقايسة آن با دانشكده‎هاي ديگر لزومي نداشت چون مشمول طرحهاي مديريتي درون پرديس دانشگاه نمي‎شد.
پيشينة پژوهش
در رابطه با استفاده از تكنيك SWOT در كتابخانه‌ها، پژوهشهاي متعددي صورت گرفته است كه در زير به شرح بعضي از آنها مي‌پردازيم.
«شارما و بهاتيا» (1996) در پژوهشي با استفاده از روش تحليل SWOT، وضعيت فعلي تلاشهاي گروه‎هاي داوطلبي سلامت اجتماعي هندوستان را بررسي كردند. نتايج پژوهش نشان داد گروه‎هاي غير دولتي داوطلب مورد بررسي در دهه 50 و 60 در غياب دولت بسيار موفق عمل كرده‌اند و در دهة 70 با رويكردهايي جديد توسعه همه جانبة جامعه، به هدفهاي خود عمل كرده‎اند. يافته‌هاي پژوهش حاصل از تحليل SWOT براي بررسي نقاط ضعف و قوّت و فرصتها و تهديدهاي پيش روي گروه‎هاي غيردولتي داوطلب نشان داد اين گروه‎ها بايد نسبت به مواردي كه ذكر مي‎شود، ‎موفق‎تر عمل كنند: افزايش ارتباط ميان بهداشت اجتماع و توسعه، ايجاد گرايش و نيرويي ملي در راستاي ارتقاي بهداشت جامعه، استفاده از آموزش مشاركتي، ارتباط ميان انديشه‌هاي نوين با پزشكي سنتي، ايجاد شبكه بين‌المللي، خودداري از دوباره كاري و همكاري با دولت.
«محمود، حامد و حيدر» (2005) در پژوهشي، چگونگي درآمدزايي كتابخانه‎هاي پاكستاني را با استفاده از تحليل SWOT مورد كنكاش قرار دادند.
«چنگ و هانگ» (2006) در پژوهشي، روش كمّي SWOT را آزمايش و بررسي كردند. يافته‌هاي اين پژوهش نشان داد اين روش در پذيرش و نهادينه كردن مفهوم تصميم‎گيري چندگانه در راستاي آسان‎سازي مشكلات و مسائل سازمانها و مؤسسه‌ها، بسيار مورد استفاده قرار مي‎گيرد. اين پژوهش پيشنهاد مي‎كند كه از اين روش تحليلي مي‎توان به طور همزمان در چندين مؤسسه و سازمان براي تحليل و ارزيابي موقعيت فعلي و پيش‎بيني آيندة آنها استفاده كرد. اين نويسندگان تصريح مي‎كنند كه تحليل SWOT در ايجاد راهبرد، بسيار مهم و حياتي است.
پژوهشگران ديگري مانند «دايك يوگا» (2007) و «مقدم چركري» (1383) نيز به بررسي فوايد و اثرهاي به كارگيري تحليل SWOT در روشن كردن نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها در كتابخانه‎ها پرداختند.
همان‎طور كه پيشينه‎هاي بيان شده نشان مي‎دهند، تحليل SWOTبراي سازمانهاي مختلف كاربرد دارد، اما براي تمامي سازمانها يكسان نيست، زيرا نوع سازمانها و هدف از انجام اين تحليل متفاوت است. همچنين، به نظر مي‎رسد اين روش در خارج از كشور به خوبي جايگاه خود را براي برنامه‎ريزيهاي راهبردي باز كرده و اهميت آن آشكار شده است ولي در ايران هنوز به طور كامل شناخته نشده است و شناساندن كامل آن به سازمانهاي مختلف، تلاش بيشتري از سوي پژوهشگران مي‌طلبد.
روش‌شناسي پژوهش
اين پژوهش از نوع پيمايشي بوده و براي انجام آن از مقياسي محقق ساخته استفاده شده است. براي تهية گويه‎هاي اين مقياس، ابتدا چندين پرسشنامة خارجي و داخلي در رابطه با تحليل SWOT و مديريت تغيير، مطالعه و متون مربوط به آنها مرور شد. سپس از ميان آنها تمامي گزينه‎هاي مربوط و مناسب با يك كتابخانه دانشگاهي استخراج و يا تطبيق داده شد. در نهايت، با يكدست سازي تمامي موارد و دسته‎بندي آنها در گروه‌هاي عام‌تر بر اساس ويژگيهاي مشترك آنها و استفاده از طيف 5 درجه‎اي ليكرت، مقياس مورد نياز آماده گرديد. روايي محتوايي اين ابزار نيز توسط چند استاد كتابداري و دانشجويان مقطع دكتري اين رشته بررسي شد. سپس اين ابزار به منظور پاسخگويي در اختيار مديران يا كتابداران ارشد و با سابقه كتابخانه‎هاي مركزي و دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران قرار گرفت. پس از جمع‌آوري پرسشنامه‎ها، داده‎ها با استفاده از نرم‌افزارهاي Excel و SPSS و با بهره‌گيري از روشهاي آمار توصيفي، تجزيه و تحليل گرديد.
چنان‌كه بيان شد، به علت لزوم اشراف كامل بر مسائل كتابخانه، جامعة اين پژوهش را تمامي مديران يا كتابداران ارشد و با سابقة كتابخانه‎هاي مركزي و دانشكده‎اي دانشگاه شهيد چمران تشكيل مي‎دهند.
تجزيه و تحليل داده‎ها
پيش از پرداختن به اين بخش، بايد يادآور شد كه اين‌گونه بررسيها معمولاً در يك سازمان و به منظور بررسي مسائل و شرايط آن سازمان صورت مي‌گيرد؛ لذا، بديهي است در چنين شرايطي جامعة زير پوشش تحقيق بسيار كوچك باشد. همين امر در ارتباط با شرايط جامعة زير پوشش اين تحقيق نيز صادق است. از ميان 11 پرسشنامه توزيع شده در بين مديران كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران (1 كتابخانه مركزي به علاوه 10 كتابخانه دانشكده‎اي) همگي بازگشت داده شده است. گفتني است، در اين قسمت در تمامي موارد، عاملهايي كه داراي نمرة ميانگين كمتر از 3 يا بيشتر از 4 هستند، به عنوان عاملهاي مهم‌تر در نظر گرفته شده و بحث اصلي به آنها اختصاص يافته است. ضمناً رنگ خاكستري در جدولها نمايانگر نقاط ضعف و تهديدها؛ و قلم برجسته بيانگر نقاط قوّت و فرصتهاست. در هر گروه، عاملها به ترتيب از كم به زياد بر اساس ميانگين كسب شده در كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران مرتب شده‎اند.

جدول 1: نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه نيروي انساني

ميانگين
نقاط قوّت و ضعف
رتبه
ميانگين
نقاط قوّت و ضعف
رتبه
45/3
كاركنان اين كتابخانه از نظر دانش كتابداري روزآمد هستند
15
2/2
كاركنان اين كتابخانه داراي انگيزه نيستند
1
54/3
كاركنان اين كتابخانه، تجربه و دانش كمي دارند
16
72/2
كاركنان اين كتابخانه سالخورده، قديمي و خسته هستند
2
7/3

كتابداران با كاربران رابطة نزديكي دارند

17
81/2

مدير واكنشهاي مخالف افراد را پيشبيني و براي مقابله با آنها برنامهريزي مي‌كند

3
7/3

كاركنان از فوايد و مزاياي تغييرات آگاهند

18
9/2

كاركنان داراي ايدههاي جديد و متنوع هستند

4
72/3

مدير اين كتابخانه از بخشهاي مختلف، اطلاعات آماري دقيق در دست دارد

19
3

در اين كتابخانه نيروي انساني جوان و تحصيل كرده با تخصصهاي مورد نياز وجود دارد

5
77/3

مدير بعد از انجام هر پروژه، به بررسي و ارزيابي نتايج و تأثيرهاي آن مي‌پردازد

20
3

كاركنان در مقابل تغيير از خود مقاومت نشان مي‌دهند

6
8/3

كاركنان از تغيير استقبال مي‌كنند

21
3

كاركنان اين كتابخانه داراي فرسودگي شغلي هستند

7
81/3

مدير اين كتابخانه به لحاظ مشغله زياد، فرصت كافي براي نوشتن و انجام طرحهاي پژوهشي ندارد

22
09/3

كاركنان از تخصصهاي متنوع برخوردارند

8
9/3

اخلاق خدمترساني در بين كاركنان وجود دارد

23
1/3

مدير، كليه تغييرات در زمينة رقابت، فناوري و بازار را در نظر دارد

9
9/3

كتابداران قادر به پيش‌بيني نياز مخاطبان هستند

24
2/3

كاركنان در ايجاد تغييرات سهيم هستند

10
9/3

نسبت كاركنان اين كتابخانه به مراجعان كم است

25
27/3

كاركنان اين كتابخانه بسياري از موقعيتها و فرصتها را به علت فشار كاري از دست ميدهند

11
09/4

مدير از ايدهها و نظرهاي جديد كاركنان استقبال ميكند

26
27/3

كاركنان براي همگام شدن با پيشرفتهاي حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات، مشكل دارند

12
18/4
در كتابخانه، محيط صميمانه‌اي بين كاركنان حاكم است
27
3/3

در اين كتابخانه، برگزاري دوره‌هاي آموزش ضمن خدمت موجب افزايش مهارتهاي افراد شده است

13
27/4

تغييرات در راستاي نياز و ويژگيهاي كاربران و خدمترساني بهتر صورت ميگيرد

28
36/3

مدير براي مواجه شدن با تغييرات، يك برنامة كامل و دقيق تنظيم ميكند

14

ـ نقاط قوّت و ضعف
چنان‌كه جدول 1 نشان مي‎دهد، در قسمت نيروي انساني 2 عامل به عنوان نقاط ضعف و 5 عامل در زمرة نقاط قوّت كتابخانه‎هاي شهيد چمران شناسايي شدند. رتبه‎هاي 1 و 2 به اين علت نقاط قوّت شمرده مي‎شوند كه داراي بار معنايي منفي بوده و رتبة كمي به دست آورده‎‌اند. اين 2 مقوله در كنار مورد 27، بيانگر آن هستند كه كتابخانه‎هاي اين دانشگاه داراي نيروهاي جوان و با انگيزه مي‎باشند و در محيط كاري نيز در بين آنها روابط دوستانه و صميمانه‎اي برقرار است. به علاوه، مديران آنها از نظرها و ايده‌هاي جديد كاركنان خود كه مطابق با نياز كاربران باشد (موارد 26 و 28) نيز استقبال مي‎كنند. در نتيجه، مديران مي‎توانند از اين نيروي جوان و محيط صميمانه در راستاي پيشبرد طرحهاي كتابخانه‎اي بهره ببرند و بر كيفيت خدمات خود با هدف رفع نياز كاربران، بيفزايند. البته، زماني اين طرحها به صورتي بهينه در كتابخانه‎ها اجرا خواهد شد كه مدير قادر به پيش‎بيني و مقابله با جريانهاي مخالف تغيير در كتابخانه باشد و كاركنان نيز خلاق بوده و به‌طور دائم ايده‎هاي جديد و متنوع ارائه كنند. اين در حالي است كه داده‌ها بيانگر ضعف كتابخانه‎هاي شهيد چمران در اين حوزه است. البته، از آنجا كه مديران اين كتابخانه‌ها داراي اين نقطه قوّت هستند كه از ايده‌هاي جديد استقبال كنند، بايد تلاش كنند با استفاده از انواع روشهاي تشويقي و يا حتي آموزش، كارمندان خود را به افرادي خلاّق و علاقه‌مند به ارائه نظرهاي جديد خود مبدل نمايند.
از بين 4 عاملي كه در گروه مشاركت و همكاري قرار دارند، همكاري با كتابخانه‎هاي دانشگاهي، يك نقطه قوّت مهم براي آنها و همكاري محدود با كتابخانه‎هاي غيردانشگاهي و عدم تفويض اختيار به مديران سطوح پايين، از نقاط ضعف كتابخانه‎هاي شهيد چمران شمرده مي‌شود. همكاري با كتابخانه‎هاي تخصصي ديگر سازمانها به افزايش دانش تخصصي دانشجويان و اعضاي هيئت علمي بسيار كمك مي‌كند و سبب ارتباط بيشتر بين دانشگاه و صنعت مي‌شود. همچنين، عدم تفويض اختيار از سوي مدير كتابخانه و مشاركت نداشتن كاركنان در برنامه‎ريزيها، به معناي نبود مديريت مشاركتي در اين كتابخانه‎هاست. در حالي كه در سالهاي گذشته مشخص شده كه اين نوع مديريت، موفقيت چنداني در پي نخواهد داشت. با وجود اين، همكاري با ديگر كتابخانه‎هاي دانشگاهي بسيار حايز اهميت است و سبب دسترسي دانشجويان به منابع بيشتر و دستيابي راحت‌تر دانشجويان غير بومي در ايام تعطيلات، به منابع و اطلاعات مي‎گردد (جدول 2).

جدول 2. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه مشاركت و همكاري

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
09/3
كاركنان در برنامه‎ريزيها مشاركت دارند
3
44/2

اين كتابخانه با ديگر سازمانها و كتابخانه‎هاي غيردانشگاهي همكاري دارد

1
27/4
اين كتابخانه با ساير كتابخانه‎هاي دانشگاهي همكاري دارد
4
9/2
تفويض اختيار از مدير كتابخانه به مديران سطوح پايين صورت مي‎گيرد
2

از نظر سابقه، همان‎طور كه جدول 3 نشان مي‎دهد، كتابخانه‎هاي شهيد چمران اعتبار بين‎المللي چنداني ندارند. اين امر به كيفيت و نوع كاركرد كتابخانه در سطح جهان اشاره دارد و نداشتن مطلوبيت را نشان مي‎دهد.


جدول 3. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه سابقه

ميانگين
نقاط قوّت و ضعف
رتبه
ميانگين
نقاط قوّت و ضعف
رتبه
18/3

اين كتابخانه داراي اعتبار ملي خوبي است

3
27/2

اين كتابخانه اعتبار بين‎المللي دارد

1
18/3

اين كتابخانه در سطح استان از جايگاه مطلوبي برخوردار است

4
09/3

اين كتابخانه از موقعيت مناسب جغرافيايي در پرديس دانشگاه/ دانشكده برخوردار است

2

بررسي عاملهاي مربوط به گروه مجموعه (جدول 4) تنها يك نقطه قوّت را براي كتابخانه‎هاي شهيد چمران نشان‎ مي‎دهد. اين نقطه قوت، سازماندهي مناسب مجموعة آنهاست. تجزيه و تحليل داده‎ها نشان مي‎دهد كمّيت و كيفيت مجموعه الكترونيكي كتابخانه‌هاي شهيد چمران در سطح پاييني قرار دارد و بندرت براي كاربران خاص، مجموعه‎اي در نظر گرفته‎اند. هر چند سازماندهي مجموعه در كتابخانه‎ها بسيار حايز اهميت است، اين كار زماني ارزش پيدا مي‎كند كه مجموعه داراي غناي كافي باشد. مجموعه‎اي كه نتواند نياز مراجعه‎كننده خود را فراهم كند، زياد مورد استفاده قرار نمي‌گيرد كه نحوه سازماندهي آن اهميت پيدا كند. احتمالاً اين سازماندهي مناسب بيشتر شامل مجموعه منابع چاپي بوده است.

جدول 4. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه مجموعه

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
45/3
حفاظت از مجموعه به خوبي انجام نمي‌گيرد
6
27/2
سازماندهي مجموعه نامناسب است
1
5/3
كيفيت مجموعه منابع چاپي اين كتابخانه
7
45/2
كيفيت مجموعه منابع الكترونيكي اين كتابخانه
2
5/3
كمّيت مجموعه منابع چاپي اين كتابخانه
8
5/2
كمّيت مجموعه منابع الكترونيكي اين كتابخانه
3
54/3

مجموعة اين كتابخانه در معرض تخريب و نابودي است

9
9/2

در اين كتابخانه مجموعه‎هاي خاص براي كاربران خاص تهيه شده است

4
 
 
 
4/3
همگن بودن مجموعه در موضوعات مختلف
5

گروه ديگري كه در مورد آن از مديران سؤال شده بود، مربوط به زيرساختهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات بود. در اين گروه نيز سه نقطه ضعف عمده ديده مي‎شود. به نظر مي‎آيد كتابخانه‎هاي يادشده از لحاظ برخورداري از افراد مطلع در زمينه فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي و كاركنان آگاه از فناوريهاي به‎روز دنيا و كشور در زمينة كتابداري، در وضعيت نابساماني به سر مي‎برند. شايد اين خود يكي از دلايل احتمالي باشد كه در اين كتابخانه‎ها، كيفيت سخت‎افزارها در سطح پاييني قرار دارد. مديران اين كتابخانه‎ها بايد تلاش كنند اين نقطه ضعف را رفع كنند، زيرا همان‎طور كه قبلاً نيز گفته شد، عصر، عصر تغيير است و فناورريهاي اطلاعاتي و ارتباطي در رديف نخست تغييرات قرار دارند و هماهنگ نبودن با آنها، نابودي تدريجي كتابخانه را در پي خواهد داشت. نقاط قوّت در اين گروه براي كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران، برخورداري از اينترنت و شبكه داخلي است. به نظر مي‎رسد ديگر هيچ كتابخانه‎اي را نمي‌توان بدون بهره‎گيري از آنها به خوبي اداره كرد و امروزه از ضروريات محسوب مي‎شوند (جدول 5).

جدول 5. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه زيرساختهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
63/3

در اين كتابخانه از جديدترين‎ فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي استفاده مي‌شود

8
63/2
در اين كتابخانه از سخت‎افزارهاي مطمئن و با كيفيت مطلوب استفاده مي‎شود
1
66/3
كيفيت نرم‌افزار جامع كتابخانه
9
81/2

در اين كتابخانه كاركنان در مورد فناوريهاي به روز دنيا و كشور در زمينة كتابداري، از دانش و آگاهي لازم برخوردارند

2
8/3
ميزان برخورداري از لوازم جانبي رايانه در اين كتابخانه
10
9/2
برخورداري اين كتابخانه از افراد مطلع از فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي
3
9/3
ميزان برخورداري از رايانه در اين كتابخانه
11
3
در اين كتابخانه از نرم‎افزارهاي جديد و با قابليت بالا استفاده مي‎شود
4
09/4
ميزان برخورداري از شبكه داخلي در اين كتابخانه
12
27/3

با استفاده از فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي، دسترسي مناسب‌تر به منابع ايجاد شده است

5
09/4
وضعيت بهره‌مندي از اينترنت در اين كتابخانه
13
5/3
ميزان برخورداري از وسايل ارتباطي در اين كتابخانه
6
 
 
 
54/3
در اين كتابخانه، پشتيباني از زيرساختهاي موجود، با مشكل روبه‎روست
7

بررسي وضعيت مالي در اين كتابخانه‎ها وضعيت مطلوبي را نشان نمي‎دهد و داراي هيچ نقطة قو‌ّتي نيست. اين كتابخانه‎ها علاوه بر آنكه بودجه كافي ندارند، از حمايتهاي مالي ذينفعان آموزش وپژوهش نيز به هر دليلي بهره چنداني نمي‎برند (جدول 6).
جدول 6. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه وضعيت مالي

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
27/3

امكان هدايت بودجه‌هاي اعطايي به سمت بازدهي بيشتر در اين كتابخانه وجود دارد

3
09/2

امكان استفاده از حمايتهاي مالي ذينفعان آموزش و پژوهش در اين كتابخانه وجود دارد

1
3/3
امكان صرفه‌جويي در هزينه‎هاي اضافي و جانبي تشريفاتي وجود دارد
4
63/2
اين كتابخانه از بودجة كافي براي تأمين منابع و خدمات برخوردار است
2

چنان‌كه جدول 7 نشان مي‎دهد، اين كتابخانه‎ها از نظر فضا و تسهيلات مربوط به حفاظت و نگهداري از كتابخانه و مجموعه، هيچ نقطه قو‌ّتي ندارند. دليل نامناسب و ناكافي بودن فضا مي‎تواند آن باشد كه يا از ابتدا براي ساختمان، كاربري كتابخانه درنظر گرفته نشده و يا آنكه به مرور زمان با توجه به افزايش حجم مجموعه و امكانات كتابخانه، ديگر ساختمان گذشته، جوابگوي موقعيت كنوني نيست. علاوه بر اين موارد، فضاي سرانة مطالعه ناكافي نيز، احتمالاً به علت افزايش تعداد در پذيرش دانشجويان بدون توجه به داشتن تسهيلات و امكانات است.

جدول 7. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه فضا و تسهيلات

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
72/2
امكانات حفاظت و نگهداري از اين كتابخانه و مجموعه آن ضعيف است
3
27/2
در اين كتابخانه فضاي سرانة مطالعه كافي به نسبت تعداد دانشجويان وجود دارد
1
 
 
 
45/2

اين كتابخانه از فضاي ناكافي و غير استاندارد برخوردار است

2

گروه آخر از عوامل، دربر‎گيرندة رويكردها و نگرشهاست (جدول 8). از ميان 3 عامل، عامل برنامه‎هاي منسجم و انعطاف‎پذير كوتاه و بلند مدت كه براي پيشرفت هر سازمان و مواجهه با رخدادهاي پيش‎بيني نشده مورد نياز است، ميانگيني كمتر از حد متوسط دارد و يك نقطه ضعف شمرده مي‎شود. در اين گروه نيز هيچ نقطة قو‌ّتي ديده نشد.

جدول 8. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه رويكردها و نگرشها

ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
ميانگين

نقاط قوّت و ضعف

رتبه
27/3

رويكردهاي نظام‎مندي براي ارزيابي خدمات، مجموعه، تسهيلات و طرحهاي انجام شده وجود ندارد

3
36/2

برنامه‎هاي منسجم و انعطاف‎پذير كوتاه و بلند مدت در اين كتابخانه وجود دارد

1
 
 
 
18/3
روشهاي مختلف خدماتي در اين كتابخانه مورد استفاده قرار مي‎گيرد
2

ـ فرصتها و تهديدها
بررسي فرصتها و تهديدها در گروه نيروي انساني، نشان‎دهندة 3 نقطه قوّت و 2 نقطه ضعف مهم براي كتابخانه‎هاي شهيد چمران است (جدول 9). كارمندان بازنشسته به سبب سالها تجربه در كتابخانه، مي‌توانند در شرايط عادي و يا موقعيتهاي بحراني، ايده‎ها و نظرهاي خوبي را در اختيار مديران كتابخانه قرار دهند. استفاده نكردن از اين منابع دانش مي‎تواند از دست دادن يك فرصت بالقوه شمرده شود. به علاوه، مشكلات معيشتي كه در خارج از محيط كتابخانه براي كاركنان وجود دارد، تهديد بزرگي براي نحوة عملكرد و سودمند بودن كارمندان در زمان فعاليتشان در كتابخانه خواهد بود. مديران بايد به دنبال راهكارهايي براي به حداقل رساندن اثرهاي مضر اين تهديد نيز باشند.
در نظر گرفتن نظرهاي دانشجويان و اعضاي هيئت علمي در تصميم‌گيريها و برنامه‎ريزيهاي كتابخانه و برگزاري دوره‌هاي آموزش ضمن خدمت كه با نيازهاي كاركنان هماهنگي داشته باشد، از جمله مفيدترين كارهايي است كه مي‌توان براي جلب رضايت كاربران و افزايش تواناييهاي كارمندان و ارتقاي خدمات مورد نظر كاربران انجام داد. داده‌ها نشان مي‌دهد مديران كتابخانه‌هاي دانشگاه شهيد چمران از اين فرصت به خوبي استفاده كرده‎اند.

جدول 9. فرصتها و تهديدهاي مربوط به گروه نيروي انساني

ميانگين

فرصتها و تهديدها

رتبه
ميانگين

فرصتها و تهديدها

رتبه
81/3
قيمت نيروي كار (انساني) در اين منطقه پايين است
4
2
 
كاركنان اين كتابخانه از مشكلات مختلف معيشتي، كاري و... رنج مي‌برند
1
09/4

در تصميم‌گيريها و برنامه‎ريزيها، نظرهاي دانشجويان لحاظ مي‌شود

5
3/2
آموزشهاي ضمن خدمت با نيازهاي كاركنان هماهنگي ندارد
2
27/4
در تصميم‌گيريها و برنامه‎ريزيها نظرهاي اعضاي هيئت علمي لحاظ مي‎شود
6
3
 
از نيروهاي داوطلب براي فعاليتهاي مختلف استفاده مي‌شود
3


چنان كه مي‎دانيم، هر سازماني به صورت بالقوه مي‎تواند رقيبان زيادي پيرامون خود داشته باشد (در جدول 10 به برخي از آنها براي كتابخانه‎ها اشاره شده است). از اين‌رو، بايد براي ادامة حيات سازمان و پيشي گرفتن از رقيبان و جايگزينان خود، بازاريابي كند. هر چند نتايج اين قسمت براي كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران نشان‎دهندة تهديد مهمي نيست و جايگزين و رقيبان چنداني چه داخلي و چه خارجي را براي خود تصور نمي‎كنند، ولي ممكن است غفلت آنها در امر بازاريابي كه تهديدي مهم نيز شناخته شده است، زمينة عقب‎افتادگي سازمان را فراهم كند.

جدول 10. فرصتها و تهديدهاي مربوط به گروه بازاريابي و رقباي اطلاعاتي

ميانگين

فرصتها و تهديدها

رتبه
ميانگين

فرصتها و تهديدها

رتبه
63/2
براي خدمات اطلاعاتي اين كتابخانه رقيبان خارجي وجود دارد
6
72/1
براي مجموعه و خدمات اين كتابخانه، بازاريابي صورت مي‌گيرد
1
72/2

دانشجويان اين دانشگاه از جاي ديگري غير از اين كتابخانه، اطلاعات خود را تأمين مي‎كنند

7
9/1
براي خدمات اطلاعاتي اين كتابخانه رقيبان داخلي وجود دارد
2
8/2
جايگزينهاي اينترنتي براي خدمات اين كتابخانه‎ وجود دارد
8
2
ارتباط مستقيم كارگزاران با كاربران، براي كتابخانه مشكل ايجاد كرده است
3
9/2
اعضاي هيئت علمي اين دانشگاه اطلاعات خود را از جايي غير از اين كتابخانه، تأمين مي‎كنند
9
36/2
براي اين كتابخانه، هيچ رقيبي وجود ندارد
4
 
 
 
6/2

كارگزاران و فراهم آورندگان منابع، به جايگزيناني سريع‌تر و ارزان‌تر براي كاربران مبدل شده‎اند

5

يكي ديگر از گروه‌هايي كه مي‎توان از ديدگاه فرصت و تهديد به آن نگريست، رويكردها و نگرشهايي است كه نسبت به سازمان و وظايف و مسئوليتهايش وجود دارد. در اين گروه كه داراي 7 عامل است (جدول 11)، موارد 1 و 2 براي كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران فرصت محسوب مي‎شوند و در مورد عامل 3 (تمايل به سمت منابع الكترونيكي) بايد گفت استفاده از اين رويكرد، به موقعيت و نگرش مدير كتابخانه بستگي دارد. چنانچه زيرساختهاي كافي فناوري اطلاعاتي و ارتباطي در كتابخانه وجود داشته و فضا محدود باشد، دانشجويان داراي سواد اطلاعاتي كافي باشند و ... اين عامل يك فرصت مهم شمرده مي‎شود، در غير اين صورت بايد تلاش كرد تعادل را بين اين دو ديدگاه (چاپي و الكترونيكي) حفظ كرد تا تهديدي براي كتابخانه نباشد.

جدول 11. فرصتها و تهديدهاي مربوط به گروه رويكردها و نگرشها

ميانگين
فرصتها و تهديدها
رتبه
ميانگين
فرصتها و تهديدها
رتبه
45/3

در اين كتابخانه از نوآوريها حمايت مي‌شود

5
45/2

دانشجويان در رابطه با نقش كتابخانه داراي نگرش منفي هستند

1
45/3

مسئولان از موقعيت اين كتابخانه درك صحيحي ندارند

6
72/2

اين كتابخانه به مؤسسات ديگر وابسته بوده و داراي استقلال نيست

2
45/3

تصويب كنندگان نهايي و تصميم‎گيران، از مشكلات اساسي اين كتابخانه شناخت و آگاهي چنداني ندارند.

7
8/2

در اين كتابخانه تمايل از منابع چاپي به سمت منابع الكترونيكي وجود دارد

3
 
 
 
3

مسئولان فكر مي‌كنند منابع الكترونيكي نياز به فضا ندارند

4


در جدول 12 كه به گروه وضعيت مالي مربوط است نيز 3 تهديد براي كتابخانه‎هاي شهيد چمران ديده مي‎شود. هزينه بالاي مواد كتابخانه‎اي با توجه به كمبود بودجه اين كتابخانه‎ها، مي‎تواند شرايط را براي مديران دشوارتر كند. يكي از راه‌هاي گريز از اين تنگنا، خريد كنسرسيومي است كه متأسفانه، اين امكان به صورت محدود براي اين گروه از كتابخانه‎ها وجود دارد. شايد نبود امكان واگذاري برخي خدمات به بخش خصوصي را نتوان تهديد بزرگي به‌شمار آورد، ولي امكان انجام آن مي‎تواند فرصت بزرگي براي صرفه‎جويي در زمان و يا انرژي كارمندان و سپردن مسئوليتهاي مهم ديگر به آنان باشد. علاوه بر اين، به كارگيري كارمندان براي امور مختلف، باعث اخلال در جريان عادي كتابخانه و خدمات‎دهي نامناسب مي‎گردد.

جدول 12. فرصتها و تهديدهاي مربوط به گروه وضعيت مالي

ميانگين
فرصتها و تهديدها
رتبه
ميانگين
فرصتها و تهديدها
رتبه
63/3

اين كتابخانه با كمبود بودجه مواجه است

5
2

براي اين كتابخانه امكان واگذاري برخي خدمات خاص به بخش خصوصي وجود دارد

1
81/3

اين كتابخانه با كاهش بودجه مواجه است

6
2

براي اين كتابخانه امكان استفاده از روش خريد كنسرسيومي وجود دارد

2
9/3

هزينه فناوريها اطلاعاتي و ارتباطي بالاست

7
18/3

در اين كتابخانه، كنترل محدودي بر مخارج وجود دارد

3
1/4
هزينة خريد منابع كتابخانه‎اي بالاست
8
36/3

به اين كتابخانه منابع اهدايي نيز داده مي‌شود

4


مقايسة كتابخانه‎ها با يكديگر
در اين قسمت، ابتدا به مقايسة نقاط قوّت و ضعف و سپس فرصتها و تهديدهاي كتابخانة مركزي دانشگاه شهيد چمران و ديگر كتابخانة دانشكده‎اي اين دانشگاه پرداخته مي‌شود. يادآور مي‌شود، براي مقايسه از ميانگين استفاده شده است. براي اين كار، بار معنايي تمامي گزينه‎هاي پرسشنامه بايد يكدست و مثبت باشد، بنابراين امتياز داده شده به هر عامل از سوي پاسخگويان كه مربوط به گزينه‎هاي با بار منفي بود، به امتياز معادل آنها در حالت مثبت جمله تبديل شد. همچنين، براساس طيف 5 درجه‎اي مورد استفاده، مواردي كه ميانگين بالاتر از 4 داشتند، به عنوان وضعيت مطلوب و پايين‌تر از 2، به عنوان وضعيت نامطلوب در نظر گرفته شده است.
از نظر نقاط قوّت و ضعف، كتابخانه‎ها در 8 گروه كلي، بررسي و مقايسه شدند. از نظر نيروي انساني، كتابخانه‌هاي «مهندسي» و «الهيات و معارف اسلامي» با داشتن بالاترين ميانگين (83/3 و 82/3) داراي وضعيت بهتر و كتابخانه تربيت بدني با ميانگين 76/2 داراي وضعيت نامطلوب تلقي مي‎شوند.
در زمينة مشاركت و همكاري، كتابخانه «مهندسي » در ايده‎آل‎ترين وضعيت قرار دارد و ميانگين 5 را كسب كرده است. پس از آن نيز كتابخانه «علوم آب» با ميانگين 5/4 در رتبه دوم قرار گرفت. كتابخانه‌هاي «تربيت بدني»، «دامپزشكي» و «ادبيات و علوم انساني» از اين لحاظ دچار ضعف بوده و به ترتيب ميانگين‌هاي 5/1، 25/2 و 5/2 را به خود اختصاص داده‎اند.
از نظر سابقه، هيچ يك از كتابخانه‌ها وضعيت مطلوبي نشان ندادند. كتابخانه‌اي كه دوباره در بدترين وضعيت قرار داشت، كتابخانة تربيت بدني با ميانگين 25/1است. كتابخانه‌هاي «علوم تربيتي»، «دامپزشكي»، «علوم» و «علوم رياضي و آمار» با ميانگين 75/2 نيز در وضعيت نامطلوبي قرار دارند.
در گروه مجموعه نيز مانند سابقه، هيچ نقطه قو‌ّتي ديده نشده و كتابخانه «كشاورزي» با متوسط امتياز 2 و كتابخانه «علوم تربيتي و روانشناسي» با ميانگين 77/3 به ترتيب در بدترين و بهترين وضعيت قرار داشتند.
در زمينة فناوري اطلاعات و ارتباطات، 2 كتابخانه «علوم آب» (با ميانگين 63/4) و كتابخانه «علوم تربيتي و روانشناسي» (با ميانگين 45/4) در وضعيت مطلوبي به سر مي‌برند و كتابخانه‎ها‎يي كه به سبب كمبود اين امكانات وضعيت نامناسبي دارند، عبارتند از: كتابخانه «تربيت بدني» با 06/2 امتياز و كتابخانه‌هاي «علوم» و «علوم رياضي و آمار» هر كدام با 24/2 امتياز.
6 كتابخانه از كل كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران (54%) وضعيت مالي مطلوبي ندارند و تنها كتابخانه دانشكده «الهيات و معارف اسلامي» ميانگين 4 را كسب كرده است و به نظر مي‌آيد وضعيت مطلوب‎تري دارد.
از نظر فضا و تسهيلات نيز هيچ يك از كتابخانه‌ها به وضعيت مطلوب نرسيده و 7 كتابخانه از 11 كتابخانه (64%) از نظر فضا داراي موقعيت نامناسبي هستند.
در مقولة رويكردها و نگرش نيز تنها كتابخانه مركزي دانشگاه شهيد چمران، بالاترين ميانگين (يعني 4 ) را به دست آورده بود و بقيه از اين نظر نقطه ضعف داشتند.
از لحاظ فرصتها و تهديدها، تنها كتابخانه دانشكده «الهيات و معارف اسلامي» از نظر نيروي انساني در بحران و تهديد شديد قرار ندارد، ولي 4 كتابخانه «مركزي»، «علوم تربيتي و روانشناسي»، «مهندسي» و «علوم آب» داراي ميانگيني كمتر از 3 بوده و وضعيت مناسبي ندارند.
كتابخانه‎ها نيز مانند هر مركز خدماتي تجاري، به صورت بالقوه داراي رقبايي هستند و بايد تلاش كنند تا با بازاريابي مناسب، بر رقباي خود چيره شوند و بازار را در دست گيرند. ولي همان‌طور كه داده‎ها نشان مي‎دهند، تنها كتابخانه «مركزي» با ميانگين 4 و سپس كتابخانه «ادبيات و علوم انساني» با ميانگين 66/3 مقداري در اين امر موفق بوده‌اند و 72% (8 كتابخانه از 11 كتابخانه) از اين فرصت بهره چنداني نبرده‎اند.
هيچ يك از كتابخانه‌ها از منظر رويكردها و نگرشها براي خود فرصتي را در محيط اطراف احساس نكردند و 4 كتابخانه «مركزي»، «علوم تربيتي و روانشناسي»، «مهندسي» و «ادبيات و علوم انساني» خود را از اين نظر در تهديد دانسته‎اند.
وضعيت مالي نيز يكي از مسائلي است كه همواره بر عملكرد كتابخانه‎ها تأثيرگذار بوده و كمبود آن هميشه تهديدي بزرگ براي خدمات كتابخانه‎اي شمرده شده است. كتابخانه مهندسي و مركزي با كسب ميانگين‌هاي 25/4 و 4 نشان دادند از اين نظر كمتر در معرض تهديد و خطر قرار دارند ولي كتابخانه‎هاي «دامپزشكي» (75/2)، «الهيات و معارف اسلامي» (82/2)، «علوم» (5/2) و «علوم رياضي و آمار» (5/2) وضعيت خود را مناسب ارزيابي نكردند.
ـ نظرهاي تكميلي
در انتهاي هر يك از قسمتهاي مربوط به نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدها در پرسشنامه، به منظور بيان موارد ديگري كه احياناً از نظر پاسخگويان از قلم افتاده‎اند، پرسش بازي مطرح شده بود. برخي از كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران اين قسمت را تكميل نكردند، ولي كتابخانه‎هاي علوم و علوم رياضي و آمار و ادبيات و علوم انساني اين دانشگاه، مطالبي را درج كرده‎ بودند. در اين قسمت ابتدا نظرهاي مديران كتابخانه‎هاي علوم و علوم رياضي و آمار و سپس مسائل كتابخانه ادبيات بيان مي‎گردد. گفتني است، كتابخانه علوم رياضي و آمار در كنار مجموعه علوم در اين دانشكده قرار دارد و تمام مشكلات مطرح شده به جز مورد نخست، براي هر دو كتابخانه مشترك است.
1. كتابخانه «علوم رياضي و آمار» از ساختمان اصلي خود فاصله دارد و مسئول آن براي تمام امور اداري، نامه‎ها، تقاضاها، سفارشها و ... ناچار است وقت زيادي را صرف رفت و آمد بين اين دو دانشكده كند. اين موردي است كه در ارائه خدمات به كاربران، اختلال ايجاد مي‌كند.
2. كتابداران اين دو كتابخانه معتقدند براي خريد منابع فارسي، مانند منابع لاتين بودجة جداگانه‎اي در نظر گرفته نشده است و مسئولان بودجه آن را در بودجة پژوهشي هر دانشكده نهفته مي‎دانند. اين امر هيچ سنديتي ندارد و اغلب مشكلات زيادي را براي كتابداران و خريد منابع فارسي ايجاد كرده و باعث گرديده در چند سال اخير، خريد منابع فارسي با دشواري انجام شود و مجموعه از روزآمدي مناسب برخوردار نباشد. افزون بر اين، مسئولان اين كتابخانه‎ها از نبود رابطة نزديك بين معاون پژوهشي دانشگاه و دانشكده با كتابداران و ضعف نظارت و رسيدگي به امور كتابخانه‎ها ناراضي بودند و اين مسئله را يكي از دلايل احتمالي بودجة ناكافي براي خريد منابع و تسهيلات و رسيدگي به وضعيت كتابخانه مي‎دانند.
3. نبود خط‌مشي مديريتي براي كتابخانه‎هاي دانشگاهي و حمايت نكردن از آنان از نظر كتابخانه‎هاي علوم و علوم رياضي و آمار، يك نقطه ضعف بزرگ به‌شمار مي‌رود.
4. مديران اين دو كتابخانه اظهار مي‌دارند كه حتي اگر كاركنان داراي ايده‎هاي جديد و متنوع باشند، هيچ مقامي به ايده‌ها توجه نمي‌كند و يا امكانات پرداختن به اين ايده‎ها بسيار محدود و ناچيز است.
5. كتابخانه ادبيات و علوم انساني بر انتصاب اعضاي هيئت علمي غيركتابدار و غيرمتخصص به عنوان مديران و سرپرستان كتابخانه‎ها، به كارگيري كاركنان غيرمتخصص، نامناسب بودن حقوق و مزايا، فضاي نامناسب، برگزاري كارگاه‌هاي بدون بررسي و نيازسنجي از كارمندان و كمبود بودجه، تأكيد دارد.
نتيجه‎گيري و پيشنهادها
چنان‌كه گفته شد، تحليل SWOT به منظور مشخص كردن نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدهاي سازمانها قابليت كاربرد دارد. در اين پژوهش نيز اين تحليل براي تمام كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران به كار گرفته شد و نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهديدهاي هر يك به تفكيك مشخص گرديد (جدولهاي 1 تا 12). نتايج اين قسمت نشان داد بيشتر كارمندان با انگيزه و از نيروهاي جوان هستند و در محيط كتابخانه، جوّ صميمانه‌اي را بين خود برقرار كرده‎اند. ولي تعداد كمي از آنها از فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي روز و پيشرفتهاي تكنولوژيكي در زمينة كتابداري آگاه هستند. شايد همين امر يكي از دلايلي باشد كه مديران، كيفيت و كمّيت سخت افزارها و منابع الكترونيكي را نامناسب ارزيابي كرده‌اند و حتي تمايل كمي براي استفاده از منابع الكترونيكي وجود دارد، زيرا كارمندان آگاهي كافي براي برخورد و گزينش و سفارش اين منابع ندارند و يا از نحوة استفاده از آن بي‎اطلاعند. البته، عكس آن نيز ممكن است؛ يعني تمايل محدود به سمت الكترونيكي شدن مجموعه باعث شده به كيفيت و كمّيت مجموعه‎هاي الكترونيكي چندان توجهي نشود (جدول 4). درنتيجه، از آنجا كه مديران آموزشهاي ضمن خدمت را خوب ارزيابي كرده‎اند، بايد آشنايي با اين فناوريها و منابع الكترونيكي را در رأس دوره‎هاي آموزش ضمن خدمت قرار دهند تا اين مشكل رفع گردد. يكي ديگر از دلايل احتمالي، نامناسب بودن كيفيت و كمّيت منابع الكترونيكي و سخت افزارها در اين كتابخانه‎ها (با توجه به هزينه بالاي اين فناوريها) مي‎تواند به دليل مشكلات مالي، نبود امكان استفاده از حمايت ذينفعان آموزش و پژوهش، استقلال نداشتن و وابسته بودن كتابخانه به مؤسسه‌هاي ديگر و در نتيجه نبود امكان تصميم‎گيري مستقل و محدوديت در خريد به صورت كنسرسيومي باشد؛ هرچند برخي از اين مشكلات (به عنوان مثال، دسترسي به منابع الكترونيكي) را مي‎توان با همكاري با ديگر كتابخانه‌هاي دانشگاهي و غيردانشگاهي رفع كرد. اگرچه داده‌ها نشان مي‌دهد كتابخانه‌هاي مركزي و دانشكده‌اي شهيد چمران با ديگر كتابخانه‌هاي دانشگاهي همكاري دارند، ارتباط نداشتن آنها با ديگر كتابخانه‌هاي غير دانشگاهي مي‎تواند موجب از دست رفتن فرصتهاي زيادي شود.
همچنين، با توجه به وجود محدوديت در فضا و تسهيلات در اين كتابخانه‌ها، توصيه مي‌شود مقامهاي مسئول و مديران، تمركز و تمايل بيشتري به سمت منابع الكترونيكي از خود نشان دهند و با برگزاري دوره‎هاي ضمن خدمت مناسب، باعث ارتقاي مهارت و توانايي افراد در زمينة فناوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي روز باشند.
كارمندان كتابخانه‌ها بايد تلاش كنند نه تنها براي دوره‌هاي ضمن خدمت، بلكه براي تمامي امور كتابخانه، ايده‌ها و نظرهاي خود را براي بهبود خدمات و وضعيت كتابخانه با مديران خود بدون هيچ دغدغه‎اي درميان بگذارند، زيرا داده‌ها نشان داده است مديران آنها از ايده‌ها و نظرهاي جديد استقبال كرده و نظرهاي دانشجويان و هيئت علمي را محترم مي‌شمارند و تغييراتي را نيز كه در راستاي نياز و ويژگيهاي كاربران كتابخانه و خدمات‌رساني بهينه باشد، اعمال مي‌كنند. البته، قبل از ايجاد هر تغييري و كسب موفقيت در طرحهاي اجرايي، مديران بايد قدرت پيش‎بيني و مقابله با واكنشهاي مخالف تغيير را داشته و قادر به طراحي برنامه‌هاي منسجم و انعطاف‌پذير باشند. اين يكي از نقاط ضعف مديران كتابخانه‎هاي دانشگاه شهيد چمران بود. چنانچه مسئولان دانشگاه شهيد چمران، تمايل به ارتقاي كيفيت خدمات در كتابخانه‌هايش دارند، بايد براي رفع اين نقطه ضعف، سرمايه‎گذاري و تلاش بيشتري كنند.
نكتة ديگري كه مي‎توان به آن اشاره كرد، ناتواني اين كتابخانه‎ها در استفاده از نيروهاي داوطلب به صورت جدي است. اين مسئله با توجه به اينكه عامل كمبود كاركنان نسبت به مراجعان در رتبه 25 (از جدول 1) قرار گرفته است، نقطه ضعف مهمي به شمار مي‎آيد. همچنين، مشخص شد تصميم‎گيران از مشكلات اساسي كتابخانه بي‎اطلاعند (جدول 11) و اين نكته تأييد كننده صحبت كتابداران كتابخانه‎هاي علوم و علوم رياضي شهيد چمران در مورد رسيدگي نكردن معاون پژوهشي به امور كتابخانه و مشكلات بودجه است.
از نظر نقاط قوّت و ضعف، به نظر مي‌رسد كتابخانه «تربيت بدني» در وضعيت نامناسب‌تري نسبت به ديگر كتابخانه‌ها قرار داشته باشد (تقريباً در تمامي موارد داراي كمترين ميانگين بوده است). بايد بررسي شود كه واقعاً اين نقاط ضعف به اين شدت وجود دارند و يا آنكه مشكل از جاي ديگري است (به عنوان مثال، ايده‎آليست بودن مدير آن كتابخانه).
در زمينة فرصتها و تهديدها نيز به نظر مي‌رسد در هر 4 مقوله، تهديدهاي زيادي كتابخانه‌ها را احاطه كرده است و بندرت در كتابخانه‎اي فرصت ديده مي‎شود. از نظر زيرساختهاي فناوري اطلاعاتي و ارتباطي، برخي كتابخانه‌ها وضعيت بهتري داشتند كه اين نيز بايد به دقت بررسي گردد و سپس بر اساس اين داده‎ها، برنامه‎ريزيهاي راهبردي انجام شود، زيرا احتمال دارد به علت ناآگاهي افراد از فناوريها و امكانات جديد، همان زيرساختهاي محدود كتابخانه را مناسب و كافي ارزيابي كرده باشند.
در نهايت، با توجه به آنكه تهديد بزرگ ِ نگرش منفي دانشجويان نسبت به كتابخانه‌ها از سوي مديران احساس شده است، پيشنهاد مي‌شود مديران كتابخانه‌ها، معاونت پژوهشي و تمامي مقامهاي مسئول، نهايت تلاش خود را براي رفع نقاط ضعف و تهديدهاي كتابخانه‌هاي اين دانشگاه كه قلب تپندة پژوهش در اين دانشگاه هستند، به كار گيرند. با برطرف شدن نقاط ضعف و تهديدهايي كه در اين پژوهش به آنها اشاره شد، مي‌توان اميدوار بود كه اين كتابخانه‌ها به زودي بتوانند به اعتبار بين‌المللي و ملي نيز دست يابند.
منابع
 استيسي، رالف (1384). تفكر استراتژيك و مديريت تحول: ديدگاه‌هاي بين‎المللي درباره پويايي سازمان. ترجمه مصطفي جعفري و مهزيار كاظمي موحد. تهران: رسا.
 برايسون، جان. ام (1386). برنامه‎ريزي استراتژيك براي سازمانهاي دولتي و غيرانتفاعي. ترجمه عباس منوريان. ويرايش 3. تهران: مؤسسه عالي آموزش و پژوهش مديريت و برنامه‎ريزي.
 بك هارد، ريچارد و وندي پريتچارد (1378). مديريت تحول و نوآوري.ترجمه مهدي ايران نژادپاريزي. تهران: مديران.
 سادلر، فيليپ (1380). مديريت تغيير. ترجمة غلامرضا اسماعيلي. تهران: مير.
 علي‎احمدي، عليرضا (1383). مديريت استراتژيك در ارتباط با محيط. مجموعه مقالات مديريت استراتژيك. تهران: توليد دانش.
 فرنچ، وندل و بل و سسيل اچ (1379). مديرت تحول در سازمان. ترجمه مهدي الواني و حسن دانايي فرد. تهران: نظر صفار.
 كشميري‎پور، ستاره و مهدي احمدي (1388). تحليل SWOT براي برنامه‎ريزي استراتژيك به جهت توسعه نقش كتابداران و اطلاع‎رسانان در مديريت دانش. از مجموعه مقالات مديريت دانش و علوم اطلاعات: پيوندها و برهمكنشها. به كوشش محمد حسن‎زاده، اميد فاطمي و ابراهيم عمراني. تهران: كتابدار.
 گالاچر، كاترين (1382). مديريت تغيير در كتابخانه‎ها و خدمات اطلاعاتي. ترجمه ليلا مرتضايي. ويرايش سيمين بردبار. تهران: مركز مدارك اطلاعات و مدارك علمي ايران.
 مقدم چركري، نصرالله (1383). تدوين چشم‎انداز خدمات و وظايف سازمان اسناد وكتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران: پيش‌نويس برنامة كلان. تهران: سازمان اسناد وكتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران.

 متيوز، جوزف آر (1387). برنامه‎ريزي و مديريت راهبردي در كتابخانه‎ها. ترجمة عبدالحسين فرج پهلو. اهواز: دانشگاه شهيد چمران.
 Chang, Hsu-His & Huang, Wen-Chin (2006). Application of a quantification SWOT analytical method. Mathematical and Computer Modeling, Vol. 43, 158-169.
 Dike Ugah, Akobundu (2007)."A SWOT Analysis of the University Library of Michael Okpara University of Agriculture Library, Umudike, Nigeri. Library Philosophy and Practice . Volume 2007, Issue OCT.
 Dyson, Robert G. (2004). Strategic development and SWOT analysis at the University of Warwick. European Journal of Operational Research, 152, PP. 631-640. Available at:
www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009.
 Sharma, M & Bhatia, G. (1996). The voluntary community health movement in India: a strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT) analysis. Journal of Community Health, Vol. 21, No. 6, 453-464.
 Houben, G., Lenie, K. & Vanhoof, K. (1999). A Knowledge-based SWOT-analysis system as an instrument for strategic planning in small and medium sized enterprises. Decision Support Systems, 26, PP. 125-135. Available at: www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009.
 Mahmood, K; Hameed, A & Haider, S.J. (2005). Fundraising in Pakistani libraries: perceptions of library leaders. International Information and Library Review, Vol. 37, No, 2, 117-125.
 Yuskel, ihsan & Dagdeviren, Metin (2007). Using the analytic network process (ANP) in a SWOT analysis – A case study for a textile firm. Information Science, 177, PP. 3364-3382. Available at: www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009
فصلنامه كتابداري و اطلاع رساني (اين نشريه در www.isc.gov.ir نمايه مي شود) .
59 _ شماره سوم,جلد 15
Date insert: دوشنبه, 25 فروردين 1393

Add comment


Security code
Refresh

تمامی حقوق مطالب محفوظ است

2013-2017©